资料归档管理指南

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资料管理分工

档案保管年限

资料销毁流程

1、资料管理员每年1月检查归档资料，将需销毁的资料整理成清单提交给资料销毁鉴定小组。

2、归档资料销毁（附表1）由总师办负责组织，党办负责监督，鉴定小组由总师办、综合办公室负责人、涉及销毁档案的资料管理员组成。

3、鉴定小组对需销毁的归档资料进行鉴定，并提出审议结论，报总工程师审核，由所负责人批准。

4、需销毁归档资料由涉及销毁档案的资料管理员、监督员等执行，归档资料销毁后将本表交给相关资料管理员永久保存。

档案移交流程

1、各部门年底将资料分类，排列装订成册，整理档案清单，由各部门资料管理员移交归档资料清单给相应资料管理员或档案管理员。（附表2）

2、各部门资料管理员负责把归档资料运到归档相应部门，双方清点移交的资料，并填写本表（一式两份），双方签名确认，移交清单由各自部门永久保存。

3、归档资料移交事项应在每年2月底前完成。

档案调出\借用流程

1、本表由申请人填写《档案调出\借用过程记录表》（附表3），档案室、综合管理室、财务室等档案资料调出\借用的由其分管领导审核，所负责人批准；总师办保管的档案资料调出\借用的由其主任或室负责人审核，总工程师批准。

2、完成审批程序后，申请人把本表交相应资料管理员办理相关手续。

3、档案归还后，本表由相应资料管理员存档。

其他

1.文件复印借阅登记表（附表4） 2.作废文件销毁记录（附表5）